Web会議に便利なGoogle Meetの使い方を徹底解説！

近年、在宅ワークの普及などによりさまざまな種類のオンラインツールを用いて業務を行う企業が増えてきました。この記事では、その中でも使用率の高いGoogle Meetの機能や使い方・他のオンライン会議ツールとの違いを解説していきます。オンラインツールの使い方を学び、企業に合った種類を活用しましょう。

Google Meet（グーグルミート）とは

Google Meetとは、Googleが事業提供しているオンライン会議ツールです。Googleアカウントを取得していれば無料で利用することができるため、参入する敷居が低く在宅ワークに導入する企業も増えています。

Google MeetとZoomとの違い

「オンライン会議ツール」と聞いて思い浮かぶことが多いツールのうちの１つが「Zoom」です。Zoomは、バーチャル背景や画面のリモート操作に特化しておりとても便利なオンライン会議ツールです。

Google MeetとZoomの大きな違いは、まずは接続時間の違いが挙げられます。無料版で比較してみるとGoogle Meetの場合は最大接続時間が60分ですが、Zoomは40分と20分ほど差がありました。

さらに、セキュリティ面でも違いがあり、Zoomは個人情報の流失などが問題視されていた過去があることに対して、Google Meetは会議URLの漏洩防止対策や独自のサーバーの所有などセキュリティ対策を強化しているため、ハッキングから情報を守ることに特化しています。

Google Meetの使い方

Google Meetでは、パソコンを使用する場合はアプリをインストールしなくてもGoogleアカウントとネット環境さえあれば、誰でも会議を主催・参加できます。この項目では、実際に会議で利用する際の開始・参加方法について解説していきます。

会議を開始する方法

会議を開始する場合には、Google Meetは公式ホームページ、またはGmailから会議を設定します。

公式ホームページからオンライン会議設定を行う場合は、ホームページの「新しい会議を作成」と書かれた青いボタンをクリックしましょう。すると「次回以降の会議を作成」・「会議を今すぐ開始」・「Googleカレンダーでスケジュールを設定」という3つの選択肢が出てきます。

「次回以降の会議を作成」を選択した場合は会議のURLを作成し、参加者にすぐに共有できます。会議のスケジュールが1ヶ月先など直近でない場合は「Googleカレンダーでスケジュールを設定」を選択してスケジュールの管理を行いましょう。場所・時間・通知設定など細かい設定を行うことができます。

また、Google MeetはGmailの画面からも会議を開始することが可能です。その場合は、Gmailの「Meet」と記されたメニュー画面に「会議を開始」というボタンがあるのでそこをクリックします。画面に表示される「参加者に必要な情報をコピー」をクリックすることで参加者にURLを共有することができます。

会議に参加する方法

パソコン利用の場合、参加者は主催者から共有されたURLをクリックすれば会議に参加することができます。また、共有がされていない場合はGmailの「Meet」というメニュー画面の「会議に参加」ボタンをクリックしましょう。すると、会議コードやパスワードの入力画面が表示されるため、必要事項を入力して参加します。

Google Meet無料版と有料版の違い

Googleアカウントを取得している場合は基本的な機能を無料で使用することができますが、参加人数の制限などいくつかデメリットもあります。有料プランを使用することにより、さらに便利な機能を追加することもできます。有料プランの金額は３段階あり、税別で以下の金額設定となっています。

有料会員の月額費を増すほど、ビデオ会議に参加できる人数を増やすことやクラウドステージの容量を増やすことができます。規模の大きな企業の場合は有料プランを選択することでデータ共有がしやすい環境を手に入れることが可能です。また、有料版は時間制限なく24時間接続できるため再接続の手間なく長時間の会議を行うことができます。

Google Meetで利用できる便利機能

画面共有機能は、自分のパソコンの画面をビデオ参加者全員に共有することができる便利な機能です。プレゼン資料やアンケート調査報告などを視覚化して参加者に伝えることができるため、会議のパフォーマンス向上につながります。

さらに、Google Meetのオリジナルともいえる機能は英語の「字幕機能」です。海外事業に特化した企業であれば、外国の方と英語で会議をする場合もあるのではないでしょうか。そのような時に字幕機能は相互理解を高めることに大きく貢献してくれる便利な機能です。

Google Meetの画面の「・・・」と３つの丸の記号をタップするとホワイトボード機能というものがあります。会社のホワイトボードのように自由に書き消しできる機能になっているため、議事録をまとめる・または難しい議論を整理することに役立ちます。

まとめ

ネット環境があれば手軽に始められ、セキュリティの強化やユニークな機能が揃っているGoogle Meetは、現在オンライン会議ツールとして高い評価を得て注目されています。まずは無料版でお試しをしたのち、会議の規模に応じて有料版を利用することがおすすめです。便利な機能の使い方を攻略し、充実したオンライン会議を実践していきましょう。